Контрол на вземанията

Контролът върху вземанията наистина започва с първоначалното създаване на клиентска фактура, тъй като трябва да минимизирате няколко проблема по време на създаването на вземания, преди да можете да имате изчерпателен набор от контроли върху този ключов актив. След това контролите обхващат правилната поддръжка на вземанията и тяхното елиминиране чрез плащания от клиенти или генериране на кредитни известия. Основните контроли, които трябва да се имат предвид, са:

  • Изисквайте одобрение за кредит преди изпращане . Ще имате проблеми със събирането на вземания, ако поръчка е изпратена до клиент с лош кредитен рейтинг. Следователно изисквайте подписаното одобрение на кредитния отдел за всички поръчки за продажба над определена сума в долари.
  • Проверете условията на договора . Ако има необичайни условия за плащане, проверете ги, преди да създадете фактура. В противен случай вземанията ще съдържат фактури, които клиентите отказват да платят.
  • Коригирани фактури . Ако фактура за сума в голям долар съдържа грешка, клиентът може да задържи плащането, докато не изпратите ревизирана фактура. Помислете за изискване за корекция на по-големи фактури, за да смекчите този проблем.
  • Упълномощавайте кредитни известия . Хората, които имат достъп до входящи плащания от клиенти, могат да прихванат входящите пари и след това да създадат кредитна бележка, за да покрият техните следи. Една стъпка за предотвратяване на този проблем е да се изисква официалното одобрение на мениджър за кредитни известия, които след това се проверяват по-късно от служителите за вътрешен одит. Не довеждайте този контрол до крайности и изисквайте одобрение за изключително малки кредитни известия - позволете на счетоводния персонал да създава малки без одобрение, само за да изчисти малките остатъци по сметките.
  • Ограничете достъпа до софтуера за фактуриране . Както току-що отбелязахме, някой може да прихване входящите плащания от клиенти и да скрие кражбата с кредитно известие. Трябва да защитите с парола достъпа до софтуера за фактуриране, за да предотвратите незаконното генериране на кредитни известия.
  • Разделени мита . Както току-що отбелязахме, никой не трябва да може да се справя с входящите плащания на клиенти и да създава кредитни известия, иначе ще може да вземе парите и да покрие следите си с кредитни известия. Затова възлагайте тези задачи на различни хора.
  • Преглед на сметките за вземания в дневника . Транзакциите с вземания почти винаги преминават през дневник за продажби в счетоводния софтуер, който генерира свои собствени счетоводни записи. Следователно почти никога не трябва да има ръчен запис в дневника в сметката за вземания. Трябва внимателно да проучите тези записи.
  • Проверете пакетите за фактури . След приключване на фактурите трябва да има файл във файл, който съдържа поръчката за продажба, разрешение за кредит, товарителница и копие на фактура. Служителите на вътрешния одит трябва да прегледат селекция от тези пакети, за да проверят дали служителят по фактурирането е прегледал правилно всички подкрепящи документи и генерирал правилно фактура.
  • Съобразете фактурите с дневника за доставка . Възможно е артикулите да бъдат изпратени без съответна фактура или обратно. За да открие тези ситуации, накарайте служителите за вътрешен одит да сравняват сметките с дневника за доставка и да проучат всички разлики.
  • Одитирайте прилагането на касови бележки . Счетоводният персонал може неправилно да приложи касови бележки за отваряне на фактури, може би дори да не ги прилага към сметките на правилните клиенти. Нека персоналът за вътрешен одит периодично проследява селекция от касови бележки до фактури на клиенти, за да провери правилното прилагане на пари в брой.

Тези елементи представляват основните контроли за вземания. Фирма със специализирана система за вземания може да се наложи да приложи допълнителен контрол или да не се нуждае от някои от елементите, изброени тук.