Как да настроите система за задължения

Системата за задължения плаща организирано сметките на даден бизнес. Целите на тази система са да извършва плащания своевременно и да плаща точните суми на правилните доставчици. Следните стъпки могат да бъдат използвани за създаване на такава система:

  1. Изберете софтуер . Купете готов счетоводен софтуерен пакет, който съдържа модул за задължения. Потърсете такива стандартни функции като възможността да настроите стандартна информация за плащане за всеки доставчик, да откриете дублиращи се фактури, да се възползвате от отстъпките за предсрочно плащане и да извършвате електронни плащания.

  2. Настройте доставчици . Въведете в главния файл на доставчика в софтуера имената, адресите, условията за плащане и сметките по главната книга по подразбиране, които се прилагат за всеки доставчик.

  3. Въведете фактури . Въведете всяка фактура в системата за задължения. Това включва въвеждане на датата на фактурата (а не датата на получаване) и дължимата сума.

  4. Одобрете фактурите . Създайте система, която да накара мениджърите да одобряват индивидуално всяка фактура на доставчика, когато тя пристигне, или да използва отрицателни одобрения, при които мениджърите трябва да уведомят персонала на задълженията само ако не одобрят плащане. В системата може да се интегрира система за управление на работния процес, за да се проследи състоянието на одобренията.

  5. Планирайте плащане . Направете тестово пускане, за да отпечатате от софтуера списък на всички фактури, които се дължат за плащане, и проверете дали отчетът включва всички фактури, които трябва да бъдат платени в рамките на избрания период от време.

  6. Тествайте проверка . Проверете в софтуера всички одобрени плащания и отпечатайте партида чекове, за да платите за тези фактури. Уверете се, че системата плаща само тези чекове, които са избрани.

  7. Чекове за подписване . Определете лице, което да бъде основният подписващ чек, както и друго лице, което да бъде подписващото резервно чеково. Информирайте тези хора за техните задължения при разглеждане на резервната документация, приложена към всяка проверка.

Предходните стъпки обхващат основните действия, свързани с това как да се обработват задължения чрез система за задължения. В него могат да бъдат включени следните допълнителни елементи:

  • Трипосочно съвпадение . Може да се наложи да има служител по задълженията, който да съответства на фактурите на доставчика на свързаните с компанията поръчки за покупка и всички получаващи документи. Това съвпадение може да е необходимо, за да се гарантира, че бизнесът плаща само за правилно упълномощени и получени артикули.

  • Доклади за разходите . Създайте система, която изисква от служителите да представят формуляри за отчет на разходите, към които са приложени разписки за всички артикули, които са закупили. Тази система може да включва набор от правила за пътуване, уреждащи кои разходи ще бъдат възстановени.

  • Карти за доставка . Създайте система, при която картите за поръчки се издават на селекция от служители, които са упълномощени да правят покупки с картите от името на компанията. Включете процедури за преглед на извлеченията на картата за грешки и подаване на изцяло прегледани извлечения на персонала на задълженията за обработка на плащанията.

Може да се наложи също така да се добави набор от контроли към системата на задълженията, за да се намали рискът от извършване на прекомерни плащания.