Разходен цикъл

Разходният цикъл е съвкупността от дейности, свързани с придобиването и плащането на стоки и услуги. Тези дейности включват определяне на това, което трябва да бъде закупено, дейности по закупуване, получаване на стоки и плащания към доставчиците. Голяма част от приноса към разходния цикъл идва от цикъла на продажбите, където изискванията за закупуване се определят от обема и вида на клиентските поръчки.

Разходният цикъл се състои от няколко отделни компонента, включително заявка за стоки и услуги, избор на доставчик, поръчка на стоки и услуги, тяхното получаване и последващо плащане за тях. Пълният цикъл на разходите съдържа следните дейности:

  1. Определете кои стоки и услуги трябва да бъдат поръчани. Повечето стоки, които трябва да бъдат поръчани, са необходими в производствения процес. За целта системата изчислява компонентите, които трябва да са на разположение за планирано производство, и изважда наличните и неразпределени суровини, за да стигне до сумите, които трябва да бъдат придобити. Като алтернатива, ако стоките или услугите са необходими за продажба или административна функция, потребителят попълва формуляр за заявка, който подробно описва нейните изисквания и го препраща към отдела за покупки.

  2. Когато се закупуват стоки за текущо производство, системата ще представи на закупуващия персонал предварителна поръчка за покупка, използвайки предпочитания доставчик, посочен в основния файл на инвентара за всеки артикул, който ще бъде закупен. Персоналът за покупки преглежда и одобрява тези поръчки, които след това или се изпращат по електронен път директно до доставчиците, или се отпечатват и изпращат до тях.

  3. Когато се искат нестандартни стоки и услуги, изкупващият персонал проучва възможните доставчици, избира най-добрия и им издава поръчка за покупка.

  4. При получаване на стоките получаващият отдел осъществява достъп до отворени поръчки за покупка в системата и въвежда получените количества.

  5. Когато се получат фактури на доставчици, те се регистрират в системата от задълженията на персонала. След това системата сравнява тези фактури с разрешаващите поръчки за покупка и получаването на информация, за да определи дали фактурите могат да бъдат платени. На този етап може да има значително количество работа по ръчно помирение. Резултатът е набор от фактури, които са одобрени за плащане.

  6. Системата планира плащания към доставчици въз основа на предварително определени условия за плащане с всеки един. Когато пристигне планирана дата на плащане, системата обработва партида плащания, които ще бъдат под формата на електронни преводи на средства или чекове.