Пробен баланс | Пример | Формат

Пробният баланс и неговата роля в счетоводния процес

Пробното салдо е отчет, изготвен в края на счетоводен период, изброяващ крайното салдо във всяка сметка на главната книга. Отчетът се използва предимно, за да се гарантира, че общата сума на всички дебити се равнява на сумата на всички кредити, което означава, че в счетоводната система няма небалансирани записи в дневника, които биха направили невъзможно генерирането на точни финансови отчети. Салдото в края на годината в края на годината обикновено се изисква от одиторите, когато започват одит, за да могат да прехвърлят салдата по сметките в отчета в своя одитен софтуер; те могат да поискат електронна версия, която да могат по-лесно да копират в своя софтуер.

Дори когато сумите за дебит и кредит, посочени в пробното салдо, са равни помежду си, това не означава, че няма грешки в сметките, изброени в пробното салдо. Например дебит би могъл да бъде въведен в грешна сметка, което означава, че общата сума на дебита е правилна, въпреки че салдото на една основна сметка е твърде ниско, а друго салдо е твърде високо. Например служител по задълженията записва фактура за доставчик на стойност 100 щ.д. с дебит за разходи за доставки и кредит от 100 щ.д. по сметката на задълженията за задължения. Дебитът е трябвало да бъде по сметката за комунални услуги, но пробното салдо все пак ще покаже, че общият размер на дебитите е равен на общия брой кредити.

Пробният баланс може да се използва и за ръчно съставяне на финансови отчети, въпреки че с преобладаващото използване на компютъризирани счетоводни системи, които създават отчетите автоматично, отчетът рядко се използва за тази цел. Всъщност вече няма нужда да се използва отчетът за пробния баланс в счетоводните операции.

Когато пробният баланс се отпечатва за първи път, той се нарича некоригиран пробен баланс. След това, когато счетоводният екип коригира откритите грешки и прави корекции, за да приведе финансовите отчети в съответствие със счетоводна рамка (като GAAP или МСФО), отчетът се нарича коригиран пробен баланс. Коригираният пробен баланс обикновено се отпечатва и съхранява в годишната книга, която след това се архивира. И накрая, след като периодът е затворен, докладът се нарича баланс след пробния период.

Пробният баланс е строго отчет, който се съставя от счетоводните регистри. Тъй като обаче корекционни записи могат да бъдат направени в резултат на прегледа на доклада, може да се каже, че счетоводството на пробния баланс обхваща процеса на корекция, който преобразува некоригиран пробен баланс в коригиран пробен баланс.

Ако в една организация има дъщерни дружества, които отчитат резултатите си пред компания майка, майка може да поиска окончателно пробно салдо от всяко дъщерно дружество, което използва за изготвяне на консолидирани резултати за цялата компания.

Главната книга е отчетът, предпочитан от вътрешните счетоводители, тъй като той също така показва подробните транзакции, които включват крайния баланс, или поне сочи към съответната подчинена книга, която съдържа тази информация. Това допълнително ниво на детайлност разкрива дейността в даден акаунт през счетоводен период, което улеснява провеждането на изследвания и откриване на възможни грешки.

Формат на пробния баланс

Първоначалният доклад за пробния баланс съдържа следните колони:

  1. Номер на сметка

  2. Име на акаунта

  3. Краен дебитен баланс (ако има такъв)

  4. Краен баланс на кредита (ако има такъв)

Всеки ред съдържа само крайното салдо в даден акаунт. Всички сметки с краен баланс са изброени в пробното салдо; обикновено счетоводният софтуер автоматично блокира всички сметки с нулево салдо да се появяват в отчета.

Коригираната версия на пробно салдо може да комбинира дебитните и кредитните колони в една комбинирана колона и да добавя колони, за да покаже коригиращи записи и ревизирано крайно салдо (какъвто е случаят в следващия пример).

Пример за пробен баланс

Следващият пример за пробно салдо комбинира сумите за дебит и кредит във втората колона, така че обобщеното салдо за общата сума е (и трябва да бъде) нула. Коригиращите записи се добавят в следващата колона, като се получава коригиран пробен баланс в най-дясната колона.

ABC International

Пробен баланс

31 август, 20ХХ